Digitalizace dokumentů

Co je to digitalizace

Digitalizace, ve smyslu přechodu na digitální firmu, má efekt v každé organizaci, která se rozhodne pro práci s digitálním dokumentem již od počátku a zajistí, aby tištěný/analogový dokument vůbec nevznikl. 

Digitalizací neboli datovou konverzí se, ve smyslu Zákona č. 300/2008 Sb. (Zákon o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů), rozumí úplné převedení dokumentu v listinné podobě do dokumentu obsaženého v datové zprávě nebo datovém souboru způsobem zajišťujícím shodu obsahu těchto dokumentů a připojení doložky o provedení konverze. Digitalizace písemností je často zaměňována za skenování, tedy prosté pořízení obrazu, jež nemá hodnotu původního originálního dokumentu. V takovém případě je zákonnou povinností každého „původce“ nadále archivovat originální dokumenty po dobu, než uplyne jejich skartační lhůta.

Vyplatí se digitalizace? Ano, ale...

Každý původce, který zvažuje digitalizaci analogových písemností, by měl předem vědět, jak má v úmyslu naložit s datovým či digitálním archivem. Je-li jedinou motivací vyhnout se skladování tištěných písemností, pak digitalizace nedává ekonomický smysl. Proces skenování, indexace, validace, konverze apod. je natolik náročný a podíl lidské práce natolik velký, že nemůže generovat potřebnou úsporu oproti běžnému způsobu archivace ve spisovně. Má-li digitalizace přesah do dalších činností organizace/firmy, pak náklady na pořízení digitálního archivu mohou být kompenzovány násobně vyššími úsporami hned v několika oblastech:

• finanční / mzdová účtárna
• právní a obchodní oddělení
• správa a údržba
• provozní střediska
• work flow

Výhody a přednosti digitalizace

• digitalizované a vytěžené doklady a dokumenty zefektivní, zrychlí a zlevní jejich zpracování a minimalizují chybovost
• dostupnost pro všechny oprávněné osoby
• digitální dokument cestuje rychleji na jakoukoliv vzdálenost
• přístup k informacím odkudkoliv
• fulltextové vyhledávání
• chráněný přístup
• bezedné úložiště
• záloha dat