Zákonné lhůty pro archivaci dokumentů
Přehled nejdůležitějších zákonných lhůt pro archivaci účetních, daňových, mzdových, personálních a smluvních dokumentů.
Archivace dokumentů není jen administrativní povinností. Správně nastavená správa písemností pomáhá firmám i úřadům pracovat s uloženými daty efektivně, snížit náklady a předejít problémům při kontrolách finančních úřadů, České správy sociálního zabezpečení nebo dalších institucí.
Každý typ dokumentu podléhá jiné archivační lhůtě. Některé dokumenty je nutné uchovávat pouze několik let, jiné desítky let a některé se nevyřazují nikdy.
Archivace mzdových a personálních dokumentů
| Typ dokumentu | Doba archivace |
|---|---|
| Mzdové listy | 45 let |
| Evidenční listy důchodového pojištění (ELDP) | 3 roky |
| Mzdové podklady pro zaměstnance pobírající starobní důchod | 10 let |
| Pracovní smlouvy | 10 let |
| Dohody o provedení práce (DPP) a dohody o pracovní činnosti (DPČ) | 10 let |
| Platové výměry | 10 let |
| Pracovní náplně | 10 let |
| Evidence pracovní doby a docházky | 3 roky |
| Evidence dovolené | 1 rok |
U mzdové a personální dokumentace je důležité myslet také na praktické ukládání. Pokud jsou v jednom šanonu dokumenty s různými lhůtami, měla by se pro celý šanon použít nejdelší archivační lhůta.
Archivace účetních dokumentů
| Typ dokumentu | Doba archivace |
|---|---|
| Účetní doklady, faktury, pokladní doklady, bankovní výpisy | 5 let |
| Účetní knihy | 5 let |
| Inventurní soupisy | 5 let |
| Odpisové plány | 5 let |
| Účtový rozvrh | 5 let |
| Dokumentace způsobu vedení účetnictví | 5 let |
| Účetní závěrky | 10 let |
| Výroční zprávy | 10 let |
Archivace daňových dokladů
| Typ dokumentu | Doba archivace |
|---|---|
| Daňové doklady k DPH | 10 let |
| Dokumentace k uskutečněným zdanitelným plněním | 10 let |
Jak dlouho archivovat smlouvy?
| Typ smlouvy | Doba archivace |
|---|---|
| Smlouvy o dodávkách výrobků a služeb | 5 let |
| Smlouvy o dílo | 5 let |
| Leasingové smlouvy | 5 let |
| Úvěrové smlouvy | 5 let |
| Komisionářské a implementační smlouvy | 10 let |
| Smlouvy o služebnostech a věcných břemenech | 10 let |
| Depozitní a delimitační smlouvy | 10 let |
| Manažerské smlouvy | 20 let |
Archivace dokumentů ve veřejné správě
Úřady, obce, školy, příspěvkové organizace a další veřejnoprávní instituce se řídí také zákonem o archivnictví a spisové službě. Každý dokument je zařazen do spisového a skartačního plánu, který určuje dobu jeho uchování a způsob následné skartace nebo předání do státního archivu.
Přehled nejdůležitějších archivačních lhůt
- Mzdové listy45 let
- Účetní doklady5 let
- Účetní závěrky a výroční zprávy10 let
- Daňové doklady k DPH10 let
- Pracovní smlouvy10 let
- Evidence pracovní doby3 roky
- ELDP3 roky
- Smlouvy o dílo, leasingové a úvěrové smlouvy5 let
- Manažerské smlouvy20 let
Archivace bez starostí
Správná archivace dokumentů vyžaduje nejen dostatek prostoru, ale také znalost aktuální legislativy a důsledné dodržování skartačních lhůt. Společnost ARCHIVUM poskytuje profesionální služby v oblasti fyzické i digitální archivace dokumentů, bezpečné správy písemností, katalogizace spisů, on-line evidence, důvěrné skartace, digitalizace písemností a vytěžování dat pomocí AI.