Vyplatí se firmě vlastní archiv dokumentů?

Na první pohled se může zdát, že vlastní archiv představuje levnější a jednodušší řešení. Pokud ale započítáme nejen nájem prostoru, ale také zaměstnance, vybavení, zabezpečení, evidenci dokumentů, jejich vyhledávání, skartaci a další související činnosti, může být výsledek překvapivý.

Vyplatí se vám vlastní archiv?

U modelové firmy se 600 běžnými metry dokumentů vychází orientační měsíční náklady takto:

• Vlastní archiv: více než 50 000 Kč/měsíčně + DPH,
• Externí spisovna ARCHIVUM: 15 000 – 20 000 Kč/měsíčně + DPH,
• ARCHIVUM s využitím náhradního plnění 7 500 – 10 000 Kč/měsíčně + DPH

Rozdíl může tedy představovat desítky tisíc korun každý měsíc.

Pokud provozujete vlastní archiv, vyplatí se spočítat všechny skutečné náklady. Možná zjistíte, že profesionální externí archivace dokumentů je nejen jednodušší, ale také výrazně ekonomičtější.

Chcete zjistit, kolik by archivace vašich dokumentů stála? Kontaktujte ARCHIVUM. Připravíme kalkulaci podle skutečného objemu a potřeb vaší firmy.

Kolik dokumentů vlastně firma archivuje?

Pro modelové srovnání si představme středně velkou firmu, která dlouhodobě uchovává přibližně 500 až 700 běžných metrů dokumentů.Pro představu může jít přibližně o 6 500 šanonů, nebo přibližně 1 700 archivačních boxů.

Takové množství dokumentů už představuje významný nárok nejen na prostor, ale také na jejich evidenci, ochranu a pravidelnou správu.

A právě zde začíná být otázka vlastního nebo externího archivu ekonomicky zajímavá.

Co všechno potřebujete pro vlastní archiv?

Vlastní archiv není pouze místnost, do které postavíte regály a uložíte šanony. Aby archiv skutečně plnil svou funkci, je potřeba zajistit vhodné prostory, personál, technické vybavení, evidenci dokumentů a také pravidelnou kontrolu jejich životního cyklu.

1. Vhodný prostor pro archivaci dokumentů

Pro modelový rozsah 500 až 700 běžných metrů dokumentů je potřeba přibližně 100 m² prostoru. Nestačí ale jakýkoliv volný sklad nebo kancelář. Prostor musí umožňovat bezpečné dlouhodobé uložení dokumentů a měl by být vybaven například:

• kovovými archivačními regály,
• požární signalizací a odpovídající požární ochranou,
• zabezpečením proti vstupu nepovolaných osob,
• podmínkami pro udržování stabilní teploty a vlhkosti,
• vhodným systémem manipulace s dokumenty.

Při řešení spisovny je navíc nutné zohlednit požadavky právních předpisů, zejména zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě.

Prostor pro archivaci tedy není pouze otázkou dostupné podlahové plochy. Musí splňovat také požadavky související s bezpečností a dlouhodobým uložením dokumentů.

2. Potřebný personál

Dokumenty se samy nezaevidují, nenajdou a nevyřadí. Firma potřebuje člověka, který se stará o správu.

• evidenci uložených dokumentů,
• jejich zařazování a vyřazování,
• vyhledávání dokumentů,
• manipulaci s archivem,
• pořizování kopií a skenů,
• předávání dokumentů,
• přípravu skartačního řízení,
• komunikaci s dalšími pracovníky firmy.

U většího archivu je navíc nutné počítat se zastupitelností. Archiv totiž nemůže přestat fungovat jen proto, že odpovědný zaměstnanec čerpá dovolenou nebo je nemocný.

3. Technika, zabezpečení a technologie

Vlastní archiv vyžaduje také odpovídající technické vybavení.

• manipulační technika,
• archivační obaly a boxy,
• požární ochrana a pravidelné revize,
• zabezpečovací systém,
• klimatizační nebo jiné technické vybavení,
• hardware a software,
• systém evidence dokumentů,
• licence a pravidelná údržba techniky.

Zvláštní pozornost si zaslouží evidence archivovaných dokumentů.

Bez kvalitní evidence se z archivu velmi rychle stává pouze sklad plný šanonů. Pokud zaměstnanec neví, kde je konkrétní dokument uložen, musí jej hledat ručně. To znamená další čas a náklady.

Kvalitní evidence je zároveň základem pro pravidelnou skartaci dokumentů. Bez kontroly skartačních lhůt se množství archivovaných dokumentů postupně zvyšuje a s ním rostou také náklady na jejich uložení.

Kolik stojí vlastní firemní archiv?

Pojďme nyní všechny náklady převést do konkrétních čísel.

Prostor
Orientační měsíční náklady 15 000–25 000 Kč. Do této částky můžeme zahrnout zejména nájemné, energie, vybavení prostoru, průběžnou údržbu.

Personál
Při přibližně polovičním pracovním úvazku s náklady kolem 30 000 Kč měsíčně. Do nákladů je potřeba započítat nejen mzdu, ale také odvody, zastupitelnost, čas potřebný na vyhledávání a manipulaci s dokumenty.

Technika a technologie
Orientačně vypočítáno přibližně na 5 000 Kč měsíčně. Může zahrnovat například manipulační techniku, archivační obaly, BOZP a požární ochranu, revize a servis, zabezpečení, klimatizaci, hardware, software a licence.

Celkové náklady vlastního archivu

U modelového rozsahu 500–700 běžných metrů tak mohou měsíční náklady na provoz vlastního archivu přesáhnout 50 000 Kč bez DPH. Pokud firma s dokumenty intenzivně pracuje, pravidelně je vyhledává, skenuje, kopíruje nebo doručuje, mohou být skutečné náklady ještě výrazně vyšší.

A právě v tomto okamžiku stojí za zvážení další možnost. Svěřit správu písemností profesionálům.

Externí spisovna umožňuje firmě přenést významnou část nákladů a starostí spojených s archivací dokumentů na specializovaného poskytovatele. Neplatíte za vlastní archivní prostor, zaměstnance, kteří se o něj starají, ani za kompletní technické zázemí. Místo toho platíte za službu podle skutečného rozsahu uložených dokumentů a požadovaných služeb.

Externí archivace může pokrývat celý životní cyklus dokumentu – od převzetí a evidence přes uložení a vyhledávání až po skartaci.

Co může externí spisovna zajistit?

Profesionální archivace dokumentů může zahrnovat například:

• svoz dokumentů od klienta,
• dopravu a manipulaci,
• archivační obaly,
• třídění a zpracování dokumentů,
• evidenci a katalogizaci,
• bezpečné uložení,
• vyhledávání dokumentů,
• doručování dokumentů,
• skenování a kopírování,
• digitalizaci dokumentů,
• vytvoření virtuální knihovny,
• přípravu skartačního návrhu,
• bezpečnou skartaci dokumentů.

Výhodou je, že jednotlivé služby lze nastavit podle skutečných potřeb firmy.

Kolik stojí externí archivace dokumentů?

Cena externí archivace se obvykle odvíjí od množství uložených dokumentů, délky jejich uložení a rozsahu požadovaných služeb. Aktuální ceníky různých komerčních spisoven ukazují, že samotné uložení se často kalkuluje podle běžného metru a dne, přičemž další služby – například zpracování, vyhledávání, doprava nebo skartace – mohou být účtovány samostatně.

U modelového rozsahu 600 běžných metrů vychází podle kalkulace ARCHIVUM orientační měsíční náklad na uložení a správu dokumentů na 15 000–20 000 Kč + DPH měsíčně. To je výrazně méně než odhadované náklady na provoz vlastního archivu.

Ještě větší úspora díky náhradnímu plnění

Pokud firma využije archivaci formou náhradního plnění, může se ekonomická výhodnost externího řešení ještě zvýšit. V modelovém případě může náklad služby po započtení této úspory představovat přibližně 7 500–10 000 Kč měsíčně.
Konkrétní výše úspory samozřejmě závisí na podmínkách spolupráce a situaci konkrétní firmy.

Vlastní archiv vs. externí spisovna

Kdy dává smysl vlastní archiv?

Vlastní archiv nemusí být špatným řešením. Pro některé organizace může být vhodný zejména tehdy, pokud potřebují mít dokumenty bezprostředně k dispozici, mají vlastní vhodné prostory a disponují zaměstnanci i technickým zázemím pro jejich správu.

Je ale důležité počítat s celkovými náklady, nikoliv pouze s cenou pronájmu místnosti.

Při rozhodování si proto položte několik otázek:

• Kolik běžných metrů dokumentů skutečně archivujeme?
• Kolik prostoru kvůli nim potřebujeme?
• Kolik času zaměstnanci archivaci věnují?
• Máme zajištěnou zastupitelnost?
• Máme správně nastavenou evidenci dokumentů?
• Jak řešíme vyhledávání a doručování dokumentů?
• Kdo kontroluje skartační lhůty?
• Jak zajišťujeme bezpečnost a požární ochranu?
• Kolik nás stojí technické vybavení a jeho údržba?
• Jaká je efektivita vytíženosti prostor?

Teprve po započítání všech těchto položek získáte reálnou cenu vlastního archivu.

Kdy se vyplatí externí spisovna?

Externí archivace dokumentů je zajímavou alternativou především pro firmy, které nechtějí věnovat vlastní prostor a zaměstnance dlouhodobému ukládání dokumentace. Výhodná může být také v situaci, kdy množství dokumentů postupně roste nebo firma potřebuje vyřešit starší dokumentaci, která zabírá cenné kancelářské či skladové prostory.

Významnou výhodou je také možnost využít komplexní správu dokumentů. Firma nemusí řešit pouze jejich uložení, ale může externě zajistit také evidenci, vyhledávání, digitalizaci a následnou skartaci.

Archivace dokumentů není jen o uložení šanonů. Při rozhodování mezi vlastním archivem a externí spisovnou je důležité nedívat se pouze na cenu jednoho metru regálu.

Skutečné náklady archivace zahrnují celý proces:
převzetí → třídění → evidence → uložení → vyhledávání → digitalizace → skartační řízení → skartace.

Pokud firma všechny tyto činnosti zajišťuje sama, platí nejen za prostor, ale také za čas zaměstnanců, technické vybavení, zabezpečení a průběžnou správu. Externí spisovna naopak umožňuje tyto činnosti převést do profesionální služby a náklady nastavit podle skutečného rozsahu využívání.