Jak správně archivovat dokumenty krok za krokem

Třídění a příprava firemních dokumentů k archivaci

Základem správné archivace dokumentů je jejich přehledné třídění a evidence.

Třídění dokumentů podle agendy

Dokumenty rozdělte podle jednotlivých agend, například na:

• účetní dokumenty,
• personální dokumenty,
• právní dokumenty,
• provozní dokumenty.

Skartační lhůty a skartační znaky

U dokumentů je potřeba určit příslušné skartační lhůty a označit je skartačními znaky:

• S – dokumenty určené ke zničení,
• A – dokumenty určené k trvalému uchování v archivu,
• V – dokumenty určené k výběru.

Při stanovení skartační lhůty je nutné vycházet z charakteru konkrétní dokumentace a příslušných právních předpisů. Skartační doba začíná běžet od 1. ledna roku následujícího po vyřízení dokumentu.

Uložení dokumentů do archivačních obalů

Pro archivaci používejte archivační krabice a další obaly určené k dlouhodobému uložení dokumentů. Jejich velikost by měla odpovídat dokumentaci i následnému způsobu manipulace.

Evidence archivních boxů

Každou krabici nebo box označte unikátním číslem a veďte přesný seznam jeho obsahu. Díky tomu bude možné dokumentaci později jednoduše dohledat.

Pokud si nejste jistí správou vlastního archivu, můžete péči o písemnosti svěřit externí spisovně. Pro řadu firem jde zároveň o ekonomicky výhodné řešení.

Jak připravit dokumenty před předáním do externí spisovny?

Spisovna ARCHIVUM přijímá dokumentaci ve stavu, ve kterém ji má původce připravenou ve svých prostorách. Teprve na základě individuální dohody s původcem dochází ke standardizaci dokumentace pro její uložení ve spisovně.

Jak probíhá převzetí dokumentů do externí spisovny?

Proces převzetí dokumentů do externí spisovny zajišťuje jejich bezpečnost a dohledatelnost.

Fyzická kontrola

Pracovníci spisovny ARCHIVUM na místě zkontrolují počet krabic nebo boxů podle evidenčního seznamu původce.

Zabezpečený transport

Krabice jsou podle jejich velikosti a počtu naloženy do přepravních nádob a následně přepraveny zabezpečenými vozidly.

Čárové kódy

V externí spisovně získá každý box jedinečný čárový kód. Ten umožňuje anonymní skladování a jednodušší vyhledávání dokumentace.

Evidence v softwaru

Údaje o dokumentaci jsou zapsány do skladové aplikace ARCHIVUM, ke které získá původce online přístup.

Uložení dokumentů

Boxy jsou následně umístěny na konkrétní skladovací pozice ve spisovně, která je schválena a zabezpečena v souladu s platnou legislativou.

Potvrzení převzetí

Původce obdrží předávací protokol, kterým spisovna ARCHIVUM potvrzuje převzetí dokumentace do své správy a odpovědnost za její ochranu.

Jak probíhá vyhledávání a doručování zápůjček

V průběhu správy písemností v externí spisovně probíhá proces vyhledávání a doručování zápůjček, a to buď ve formě analogového (fyzického) nalezení položky a jejího následného předání uživateli či formou převodu do digitální podoby (skenu) a jeho doručení v elektronické podobě, zpravidla „zviditelněním“ v aplikaci ARCHIVUM.

• Požadavek na vyhledání: Uživatel zadá požadavek (název, index, inventární číslo, …) do aplikace ARCHIVUM se specifikací (analog/sken) a způsobem doručení.
• Vyřízení: spisovna ARCHIVUM provede vyhledání boxu/šanonu/dokumentu a doručí box/šanon ve sjednaném termínu osobně, příp. doručí dokument/y v elektronické podobě původci.
• Evidence: o veškeré migraci dokumentů (zápůjčka, vyskladnění, skartace, …) je veden záznam, který je původci k dispozici on-line v aplikaci ARCHIVUM.

Digitalizace archivovaných dokumentů

Pokud původce vyhledává desítky nebo stovky dokumentů denně a ke své práci nepotřebuje jejich originály, může být vhodným řešením digitalizace dokumentů.

Spisovna ARCHIVUM může provést digitalizaci dokumentů ihned po převzetí písemností. Digitální obrazy jsou následně zpřístupněny v aplikaci pro vzdálený náhled a práci s jejich obsahem.

Součástí řešení je také fulltextové vyhledávání, které umožňuje rychle dohledávat informace v digitalizovaných dokumentech.