Jak dlouho musíme archivovat dokumenty

V případě, že se jedná o dokumenty trvalé hodnoty – archiválie. Doba archivace vychází ze skartačních znaků jednotlivých písemností. Ty pak podrobně definuje typový skartační rejstřík, který bývá podkladem pro zpracování spisového skartačního řádu konkrétní organizace – původce písemností.

Každý původce vyznačuje na dokumenty (spisy) skartační lhůtu, tedy dobu, po kterou má uzavřený spis u původce zůstat, než bude zařazen do skartačního řízení, a skartační znak, který předjímá, jak se spisem ve skartačním řízení naložit. K vyznačení skartačního znaku se používají písmena A (archiv), S (skart nebo stoupa) nebo V (výběr), za která se napíše číslice, udávající počet roků skartační lhůty. Skartační lhůta začíná běžet 1. ledna roku následujícího po termínu vyřízení dokumentu nebo uzavření spisu. Například značka S 5 znamená dát do skartu (stoupy) za pět let, A 15 znamená předat do archivu k trvalému uložení za patnáct let a značka V 10 znamená po deseti letech rozhodnout, zda dát do skartu nebo předat do archivu.

Většina soukromoprávních organizací, tedy podnikatelských subjektů, si vystačí s nejpoužívanějšími znaky S 10 – pro faktury a účetní dokumenty a S 30 – pro mzdové listy a osobní karty zaměstnanců. Zde je vhodné upozornit, že vzhledem ke vzrůstající věkové hranici pro odchod do důchodu a s tím související potřebě mzdových listů pro účely důchodového zabezpečení se obecně doporučuje skartační znak a lhůta S 45.

U organizací, které pracují s početnou klientelou a generují mnoho smluvních dokumentů, je právě tato smluvní agenda zajímavou disciplínou v okamžiku přípravy dokumentace k uložení do spisovny a přiřazení odpovídajících skartačních znaků k jednotlivým typům smluv. Pro názornost je níže uvedeno několik příkladů pro typy smluvních dokumentů a jim odpovídajících skartačních znaků.

S 5

• smlouvy o dodávkách výrobků a služeb
• smlouvy o dílo
• smlouvy leasingové a úvěrové

S 10

• smlouvy komisionářské
• smlouvy implementační

S 20

• smlouvy manažerské

V 10

• smlouvy o služebnostech a věcných břemenech
• smlouvy delimitační a depozitní

A

• smlouvy kolektivní
• smlouvy majetkoprávní (zapsané např. v KN)
• smlouvy závažného významu
• smlouvy o prodeji podniku či převodu obchodního podílu
• smlouvy mezinárodní

 

Spisovna ARCHIVUM poskytuje svým klientům bezplatně konzultace a podporu při činnostech, které usnadňují správu písemností, eliminují chyby a přináší úsporu vynaložených nákladů.

• nastavení přehledné evidence
• příprava dokumentace k uložení do spisovny
• tvorba spisového skartačního řádu
• příprava skartačního návrhu