Jak dlouho musíme archivovat dokumenty
Doba uložení jednotlivých dokumentů, často uváděná jako doba archivace, označuje časový úsek, po který je nezbytné uchovat písemnosti ve spisovně, než uplyne skartační lhůta a může být přistoupeno k jejich skartaci.
V případě, že se jedná o dokumenty trvalé hodnoty – archiválie. Doba archivace vychází ze skartačních znaků jednotlivých písemností. Ty pak podrobně definuje typový skartační rejstřík, který bývá podkladem pro zpracování spisového skartačního řádu konkrétní organizace – původce písemností.
Každý původce vyznačuje na dokumenty (spisy) skartační lhůtu, tedy dobu, po kterou má uzavřený spis u původce zůstat, než bude zařazen do skartačního řízení, a skartační znak, který předjímá, jak se spisem ve skartačním řízení naložit. K vyznačení skartačního znaku se používají písmena A (archiv), S (skart nebo stoupa) nebo V (výběr), za která se napíše číslice, udávající počet roků skartační lhůty. Skartační lhůta začíná běžet 1. ledna roku následujícího po termínu vyřízení dokumentu nebo uzavření spisu. Například značka S 5 znamená dát do skartu (stoupy) za pět let, A 15 znamená předat do archivu k trvalému uložení za patnáct let a značka V 10 znamená po deseti letech rozhodnout, zda dát do skartu nebo předat do archivu.
Většina soukromoprávních organizací, tedy podnikatelských subjektů, si vystačí s nejpoužívanějšími znaky S 10 – pro faktury a účetní dokumenty a S 30 – pro mzdové listy a osobní karty zaměstnanců. Zde je vhodné upozornit, že vzhledem ke vzrůstající věkové hranici pro odchod do důchodu a s tím související potřebě mzdových listů pro účely důchodového zabezpečení se obecně doporučuje skartační znak a lhůta S 45.
U organizací, které pracují s početnou klientelou a generují mnoho smluvních dokumentů, je právě tato smluvní agenda zajímavou disciplínou v okamžiku přípravy dokumentace k uložení do spisovny a přiřazení odpovídajících skartačních znaků k jednotlivým typům smluv. Pro názornost je níže uvedeno několik příkladů pro typy smluvních dokumentů a jim odpovídajících skartačních znaků.
S 5
- smlouvy o dodávkách výrobků a služeb
- smlouvy o dílo
- smlouvy leasingové a úvěrové
S 10
- smlouvy komisionářské
- smlouvy implementační
S 20
- smlouvy manažerské
V 10
- smlouvy o služebnostech a věcných břemenech
- smlouvy delimitační a depozitní
A
- smlouvy kolektivní
- smlouvy majetkoprávní (zapsané např. v KN)
- smlouvy závažného významu
- smlouvy o prodeji podniku či převodu obchodního podílu
- smlouvy mezinárodní
Spisovna ARCHIVUM poskytuje svým klientům bezplatně konzultace a podporu při činnostech, které usnadňují správu písemností, eliminují chyby a přináší úsporu vynaložených nákladů.
- nastavení přehledné evidence
- příprava dokumentace k uložení do spisovny
- tvorba spisového skartačního řádu
- příprava skartačního návrhu