Archivace písemností pro správce a likvidátory

Spisovna je dle zákona č. 499/2004 Sb., O archivnictví a spisové službě, místo, určené k dlouhodobému uložení písemností, vyhledávání a předkládání dokumentů pro potřebu původce a k provádění skartačního řízení. Prostory, ve kterých se nachází spisovna, odpovídají zákonným požadavkům a jsou schváleny Státním oblastním archivem. Jejím provozovatelem je subjekt, mající Koncesní listinu pro předmět podnikání „vedení spisovny“.

V případech, kdy zákonné povinnosti původce písemností převezme správce či likvidátor, stává se spisovna místem pro úplné převzetí písemností úpadce a jejich uložení až do konce skartační lhůty a následné provedení skartace. Takové protokolární převzetí dává správci či likvidátorovi možnost přenést veškerou odpovědnost za uložení dokumentů na spisovnu a po splnění ostatních zákonných povinností ukončit činnost úpadce až do fáze výmazu z obchodního rejstříku.

Jaký je postup?

Spisovna ARCHIVUM v takovém případě provede kompletní soupis písemností, určených k trvalému převzetí, zpracuje cenový návrh, který po schválení zastupitelským orgánem úpadce (správce, likvidátor, věřitelský výbor, …) je podkladem pro uzavření dodavatelské smlouvy mezi spisovnou a zástupcem úpadce. Spisovna je po celou dobu až do okamžiku, kdy vyprší poslední skartační lhůta posledního uloženého dokumentu, resp. do doby jejich řádné skartace, odpovědna za správu svěřených písemností.

Co se děje s dokumenty?

Stejně jako v případě „živých“ původců jsou převzaté písemnosti uloženy zpravidla dle kritérií, jež v závislosti na rozsahu a povaze archivu úpadce umožňují přehlednou a operativní správu dokumentů. Nejčastěji jsou uloženy dle tematických celků, profesních oddělení, poboček,   atd.   (účetnictví, smlouvy, mzdy…), dále dle roku vzniku či roku skartace dokumentů. Tyto jsou uloženy do archivačních obalů a umístěny do regálových polic, opatřených unikátním označením pro snadné vyhledání. V souladu se spisovým a skartačním řádem úpadce probíhá průběžná skartace písemností.

Jaký je smysl archivace po ukončení podnikatelských aktivit původce?

Jedním z nejdůležitějších dokumentů úpadce jsou mzdové listy a evidence zaměstnanosti. Každý měsíc řádově desítky osob kontaktují nejrůznějšími způsoby spisovnu, např. při žádosti o starobní důchod, neboť bez potřebné součinnosti nejsou schopny doložit dobu trvání zaměstnaneckého poměru či výši příjmu u dnes již neexistujících firem a bývalých státních podniků, jejichž písemnosti jsou stále ve správě spisovny ARCHIVUM.

Mezi uloženými písemnostmi jsou často účetní doklady, technické dokumenty, obchodní dohody, dokumenty o převodu majetku či duševního vlastnictví, úřední rozhodnutí a další. Nezřídka jsou proto žadatelem o vyhledání dokumentů pracovníci Finančních úřadů, Sociální správy, Policie, Soudů, Státních zastupitelství a jiných institucí.